نشانه‌هایی که می‌گویند وقتش رسیده است

• چند نفر روی نسخه‌های متفاوت یک فایل کار می‌کنند و مشخص نیست کدام درست است.
• یک عدد باید در چند جای مختلف دستی وارد شود.
• اگر یکی از کارکنان نباشد، کسی نمی‌داند کار در چه مرحله‌ای است.
• مشتری برای پیگیری باید تماس بگیرد و پاسخ دادن به او زمان می‌برد.
• گرفتن گزارش برای مدیر نیاز به جمع کردن داده از چند منبع دارد.
• اشتباه‌های تکراری ثبت اطلاعات هزینه واقعی ایجاد می‌کند.
• اطلاعات مهم شرکت در گوشی شخصی کارکنان مانده است.

اگر چند مورد از این فهرست برای شما آشناست، مشکل از کارکنان نیست. ابزارهایی که دارید دیگر با اندازه کارتان هماهنگ نیستند.

چند نمونه از کاربرد سامانه اختصاصی

سامانه اختصاصی الزاماً پروژه‌ای عظیم نیست. می‌تواند یک ابزار جمع‌وجور برای حل یک گلوگاه باشد:

• ثبت و پیگیری سفارش از لحظه دریافت تا تحویل
• پنل نمایندگان یا فروشندگان با قیمت و دسترسی جداگانه
• سامانه درخواست خدمات و تعمیرات با پیگیری وضعیت برای مشتری
• مدیریت موجودی و تأمین‌کنندگان
• پنل ثبت‌نام و نوبت‌دهی
• داشبورد گزارش برای مدیران

نرم‌افزار آماده یا سامانه اختصاصی؟

قبل از سفارش ساخت، حتماً بررسی کنید آیا نرم‌افزار آماده‌ای برای کار شما وجود دارد یا نه. اگر فرایند شما استاندارد است، یک نرم‌افزار آماده خوب می‌تواند انتخاب درستی باشد. سامانه اختصاصی وقتی منطقی است که روش کار شما یک مزیت رقابتی باشد، یا نرم‌افزارهای آماده شما را مجبور کنند فرایندتان را تغییر دهید، یا لازم باشد چند سیستم موجود به هم وصل شوند.

قبل از صحبت با برنامه‌نویس چه کنیم؟

کیفیت سامانه از همان تعریف اولیه شروع می‌شود. نیازی به دانش فنی نیست؛ کافی است کار خودتان را خوب توضیح دهید.

• فرایند فعلی را مرحله‌به‌مرحله روی کاغذ بیاورید.
• مشخص کنید چه کسانی با سامانه کار می‌کنند و هر کدام چه کاری باید انجام دهند.
• بزرگ‌ترین گلوگاه و دردسر فعلی را مشخص کنید.
• بگویید چه گزارش‌هایی برای تصمیم‌گیری لازم دارید.
• نمونه فایل‌های اکسل و فرم‌های فعلی را جمع کنید.

از یک نسخه کوچک شروع کنید

یکی از دلایل شکست پروژه‌های نرم‌افزاری این است که از ابتدا می‌خواهند همه‌چیز را بسازند. بهتر است اول مهم‌ترین گلوگاه را حل کنید، نسخه اول را در کار واقعی امتحان کنید و بعد با بازخورد کاربران قابلیت‌های جدید را اضافه کنید. با این روش زودتر نتیجه می‌بینید و پولتان صرف امکاناتی نمی‌شود که بعداً کسی از آن‌ها استفاده نکند.

به چه نکات فنی‌ای باید توجه کرد؟

• سطح دسترسی هر کاربر مشخص باشد و تغییرات ثبت شوند.
• پشتیبان‌گیری منظم از اطلاعات تعریف شده باشد.
• سامانه روی موبایل هم قابل استفاده باشد.
• امکان خروجی گرفتن از داده‌ها وجود داشته باشد.
• کد و اطلاعات در اختیار خود شما باشد.
• سامانه بر پایه یک فریم‌ورک شناخته‌شده مثل لاراول ساخته شود تا نگهداری‌اش به یک نفر وابسته نماند.

به پذیرش کارکنان فکر کنید

بهترین سامانه هم اگر کارکنان استفاده‌اش نکنند، بی‌فایده است. افراد کلیدی را از ابتدا درگیر کنید، چون آن‌ها جزئیاتی را می‌دانند که مدیر نمی‌بیند. هنگام شروع هم آموزش کوتاه بگذارید و مدتی کنار تیم بمانید تا جابه‌جایی از روش قدیمی آرام انجام شود.

ای‌تک سامانه‌های اختصاصی، سایت‌های چندزبانه و فروشگاه اینترنتی را بر پایه لاراول می‌سازد و پس از تحویل هم در پشتیبانی کنار شماست. اگر الان سایتی دارید و می‌خواهید بدانید چطور می‌تواند به فرایند کاری شما وصل شود، برای بررسی رایگان سایت فعلی‌تان در اینستاگرام پیام دهید.